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Organiser son espace de travail : 3 gains d'efficacité rapides

Organizing your workspace well : 3 quick wins

L'organisation est un facteur clé pour mieux travailler et être plus productif. C’est bien simple; une bonne organisation réduit le nombre d’obstacles et de complications possibles. Pour être efficace au travail, vous devriez chercher à être organisé dans toutes les facettes de votre environnement (email, emploi du temps, outils de travail, environnement numérique, etc.). Comme vous passez pratiquement toutes vos journées dans un bureau, l’aménagement de votre espace de travail n’en fait pas exception. Un bureau de travail bien aménagé et bien organisé est un atout majeur qui peut parfois faire la différence entre une personne qui se surpasse et une personne aux performances inconstantes. Voici donc 3 raisons pour lesquelles vous devriez absolument prendre l’organisation de votre bureau au sérieux et passer à l’action dès aujourd’hui.


1- Un bureau bien organisé est plus motivant

Saviez-vous que l’environnement dans lequel vous travaillez peut avoir une influence sur votre bien-être, votre créativité et même votre motivation? Eh oui, il est prouvé que l’aspect visuel de votre environnement de travail peut avoir une incidence sur tous ces facteurs. 

Selon une étude de l’Université d’Exeterquand une personne a le contrôle sur l’aménagement de son environnement de travail et qu’elle peut le décorer à son goût, sa productivité tout comme son niveau de satisfaction au travail peuvent augmenter considérablement (jusqu’à 32%). 

Réfléchissez-y un instant : vous êtes-vous déjà retrouvé dans un environnement inspirant qui stimulait votre créativité? À l’inverse, avez-vous déjà été dans une pièce déprimante et désorganisée qui ne vous donnait qu’une envie : changer de pièce? Si c’est le cas, vous comprenez exactement ce que je vous dis…Quand on est dans un bel environnement, on a souvent plus envie d’y passer du temps et cela nous met dans un état d’esprit positif où on est plus disposé à se concentrer sur notre travail, voire même, être plus créatif.

Laissez-moi vous poser une autre question : Si on vous donnait le choix de travailler dans deux bureaux distincts, un qui est désorganisé et un qui est parfaitement ordonné, lequel choisiriez-vous?

Celui-ci? 


Ou plutôt celui-là?

Je suis prêt à parier que vous choisirez la 2e option. Pourquoi? Tout simplement parce que c’est un environnement minimaliste et bien organisé, qui donne envie de s’y installer confortablement pour réaliser son travail. C’est le grand avantage d’avoir ce type d'espace de travail. Celui-ci procure un sentiment de bien-être et stimule la motivation, ce qui est essentiel à notre efficacité au travail. Vous serez plus activé et aurez envie d’y rester.


2- Un bureau bien organisé favorise la concentration

La deuxième raison pour laquelle vous devriez bien organiser votre espace de travail, est parce qu'il favorise la concentration et réduit le stress. L'avez-vous déjà expérimenté ? Il est beaucoup plus difficile de rester concentré dans un environnement de travail désordonné. Par exemple, si votre bureau est recouvert de papiers, documents et matériaux, vous risquez d'accorder de votre attention à toutes ces choses simultanément. Pendant que vous tenterez de vous concentrer sur une certaine tâche, vous serez constamment distrait par le post-it collé sur votre écran d’ordinateur vous rappelant « d’appeler Robert » en avant-midi. C’est ce que l’on appelle du désordre visuel. 

L’impact négatif que peut avoir un environnement de travail dans cet état sur la concentration a également été démontré dans une infographie publiée sur le journal Insights for Professionals. Leurs recherches montrent qu'un espace de travail en désordre diminuerait notre capacité à terminer nos tâches plus rapidement. Tandis que si votre bureau est bien organisé, vous aurez beaucoup plus de facilité à consacrer toute votre attention à votre travail et vous ne serez pas dérangé par ce qui traîne autour de vous. 

En bref, il est recommandé de prendre le temps de bien organiser votre espace de travail, car vous mettrez toutes les chances de votre côté pour maximiser votre concentration et votre productivité en réduisant vos distractions.


3- Un bureau organisé réduit les pertes de temps
 

Une autre bonne raison d’organiser votre espace de travail dès maintenant, c’est qu’un bureau bien aménagé vous simplifiera la vie et vous évitera de nombreuses pertes de temps. 

Le journal Reliable Plant pointe vers certaines études ayant démontrées qu’un professionnel typique peut perdre jusqu’à 4.3 heures par semaine à chercher des documents ou du matériel quand son espace de travail est mal structuré. Énorme, n’est-ce pas? Prenons par exemple l’organisation de vos documents papier…S'ils sont mal rangés, vous risquez de perdre un temps fou à retrouver celui auquel vous devez vous référer. Et dans le pire des cas, vous risquez même parfois de ne jamais retrouver le document en question. 

D'autre part, lorsque vous avez une bonne structure organisationnelle en place, vous savez immédiatement où se trouve tout ce dont vous avez besoin. À une époque où le temps semble être la monnaie la plus chère, si la réduction du temps perdu ne vous convainc pas d'organiser votre bureau, je ne sais pas ce qui le fera.


Conclusion

L’aménagement de votre bureau n’est pas à négliger. Comme c’est l’endroit où vous passez la majeure partie de vos journées, apporter des ajustements mineurs peut avoir un impact majeur sur votre concentration et votre efficacité. 


En organisant votre bureau, vous…

  • Serez plus confortable et motivé d’être à votre bureau
  • Aurez plus de facilité à rester concentré sur votre travail
  • Réduirez les pertes de temps liées à la recherche de matériel

Si vous voulez agir immédiatement, que vous ne savez pas par où commencer et que vous savez lire en français, je vous invite à lire mon livre "  Comment organiser son bureau pour être productif. "Il s'agit d'un manuel pratique qui vous apprend comment améliorer stratégiquement votre espace de travail en 14 étapes. Vous pouvez même télécharger un échantillon gratuit du livre ici.


Bon succès!

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Matthieu Desroches est formateur en organisation et productivité. Il est également l'auteur du livre "Comment organiser son bureau pour être productif". Visitez son  site web pour plus d'informations.



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